Convenção Online: Você está preparado para o Home- Office?

A convenção é um evento muito importante para as empresas. Nela, os colaboradores de várias unidades se reúnem para divulgar os resultados e planejar os próximos passos.

No entanto, a falta de tempo, o deslocamento e problemas inesperados podem atrapalhar o planejamento estratégico. 

A tecnologia trouxe modernidade para os negócios com o objetivo de superar esses obstáculos. 

A convenção online surgiu como uma ótima oportunidade para realizar reuniões à distância, sem ter preocupação com os desafios das reuniões presenciais. 

Neste artigo, vamos apresentar os impactos que as reuniões remotas podem trazer para a sua empresa. 

Além disso, vamos fornecer diversas dicas para que o seu time aprenda como criar uma convenção online de sucesso. 

Continue lendo este artigo e tire todas as suas dúvidas! 

Quais são os benefícios da convenção online? 

A convenção online traz diversos benefícios para a sua empresa. 

Redução de custos 

As reuniões remotas diminuem os custos com deslocamento.

Você não terá gastos com transporte, passagens de avião, hóteis e outros itens que são comuns nesses encontros.

A videoconferência permite que a empresa faça convenções em qualquer lugar do mundo. Um participante pode estar presente em Belo Horizonte, enquanto o outro está em São Paulo.

Dessa forma, a sua equipe poderá tomar decisões com mais agilidade, sem ter a distância como barreira. 

Integração entre os times 

A convenção online melhora a integração em sua empresa. Você terá uma visão mais completa sobre a realidade de cada área, além de monitorar de perto o desenvolvimento dos projetos. 

Economia de tempo 

Outro benefício da convenção online é que ela libera mais tempo para resolver outras demandas ao longo do dia.

As pessoas que têm o hábito de fazer reuniões online costumam ser mais objetivas.

Além disso, os participantes não gastam muito tempo com deslocamentos, cancelamento de voos, trânsitos e outros obstáculos que prejudicam a rotina diária. 

Melhora na reputação da empresa 

As convenções online também melhoram o relacionamento das empresas com o mercado. Agora é possível fazer aquelas reuniões que eram consideradas impossíveis pelos parceiros.

O contato online traz mais aproximação entre as pessoas e melhora o trabalho em equipe, que são prejudicados pelo excesso de e-mail e telefonema. 

Boa reputação no mercado 

As empresas que investem em convenções online também conquistam uma imagem positiva para o negócio.

Os clientes e parceiros entendem que a organização está moderna e atualizada. Isso é muito importante, pois mostra que os colaboradores estão preparados para as mudanças no futuro.

É impressionante o número de benefícios que a convenção traz para as empresas. Portanto, implemente essa mudança agora mesmo para conquistar um diferencial competitivo no mercado. 

Como criar uma convenção online na empresa? 

Agora que você já sabe quais são os benefícios da convenção online para a sua empresa, que tal descobrir como implementar a ferramenta em seu negócio?

Conheça abaixo diversas dicas para deixar esse processo ainda mais fácil. 

Faça um planejamento 

O planejamento é o primeiro passo para ter sucesso com uma convenção online, pois a preparação é diferente de uma reunião presencial.

Você deve, por exemplo, planejar a pauta da conversa, reservar um período para as perguntas, investir em equipamentos de qualidade, entre outros itens.

O mais indicado é fazer um checklist para não se esquecer de nenhum detalhe. 

Escolha um local silencioso 

Um dos benefícios das convenções online é a mobilidade, pois as reuniões podem ser feitas em qualquer lugar do mundo.

No entanto, a escolha do local de transmissão não pode ser encarada como um item de pouca importância.

Você deve escolher um lugar que seja tranquilo, silencioso e bem iluminado. A junção desses elementos transmite uma ideia de profissionalismo não só para o seu marketing pessoal, mas também para a reputação da empresa. 

Invista em equipamentos de qualidade 

Uma convenção online deve ter ótimos equipamentos para que o evento não sofra com interrupções.

Por isso, recomendamos que você teste o som e o áudio para descobrir se esses item atendem as expectativas dos participantes.

Você pode convidar outras pessoas para fazer o teste e identificar se há um ruído com o áudio ou imagens distorcidas.

Uma imagem de qualidade e um áudio perfeito são essenciais para garantir a atenção dos participantes. 

Envie um convite para os participantes 

O organizador da convenção online deve enviar o convite do evento por e – mail. Assim, evita a ausência dos participantes na reunião.

No convite, lembre-se de colocar o horário, os assuntos que estão na pauta e onde será o encontro. Para isso, basta enviar o link do evento junto com o convite.

Você deve garantir que todos os participantes receberam o convite e confirmaram a presença.  

Defina um facilitador 

Uma forma de aumentar a produtividade online é selecionando uma pessoa para ser o facilitador da conversa.

Esse profissional será responsável por definir as pautas, o momento de fala de cada participante, o período de perguntas, entre outras questões importantes. 

Contrate uma ferramenta 

O investimento em uma plataforma de convenção online é fundamental para o sucesso do evento.

No mercado, existem diversas ferramentas gratuitas para esse tipo de reunião. Porém, recomendamos investir em outros tipos de planos para ter diversos recursos.

As ferramentas online permitem criar trilhas para aumentar o engajamento dos colaboradores nas convenções.

A experiência digital utiliza metodologias disruptivas para criar um diferencial competitivo ao evento.

Uma delas é a gamificação. Esse recurso usa elementos de jogos para atrair, motivar e engajar participantes.

Para se ter uma ideia, a gamificação aumenta em até 4x, o engajamento dos participantes durante uma convenção. 

Enviei um follow up sobre a convenção 

Após o final da reunião, lembre-se de enviar um follow up com todas as decisões que foram definidas no encontro, além dos planos de ações.

Você também pode aproveitar o momento para pedir a opinião dos colaboradores em relação ao novo estilo de convenção.

Os participantes são as melhores pessoas para avaliar o sucesso de um evento. 

Teste a velocidade da internet 

A sua empresa também deve ter cuidado na hora de contratar uma solução para convenção online. Não adianta ter um sistema eficiente se a internet não corresponde às expectativas.

Portanto, contrate um link dedicado para evitar futuros problemas. 

Esteja presente 

A convenção online deve ser levada a sério assim como ocorre com as reuniões presenciais. Sendo assim, fuja das distrações. Enquanto estiver falando, foque nos participantes e no discurso.

Se outra pessoa estiver estiver falando, mostre interesse pelo assunto que está sendo abordado.

Cada etapa de um evento deve ser executada com cautela para conquistar o resultado desejado. Aos poucos, perceberá os efeitos incríveis que a convenção online poderá trazer para o seu negócio. 
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