Padronização de processos: entenda o que é e como aplicar em sua empresa

Você sabe o que é e como aplicar a padronização de processos na sua empresa?

Uma empresa não pode ser eficiente sem ter padronização de processos. Se cada funcionário fizer o trabalho do jeito que achar melhor, a empresa sofrerá com inconsistência e estará mais suscetível a falhas.

Redução de custo de produção, maior agilidade e diminuição do desperdício de material ou hora trabalhada só é possível a partir do momento que a operação seja bem desenhada e entendida por todos os colaboradores.

Mesmo que a padronização de processos seja um assunto bastante difundido no mundo corporativo, com uma série de teorias já aplicadas e estudadas, a sua implantação no dia a dia não é uma tarefa tão fácil.

Isso acontece porque a implantação da padronização causa mudança brusca na cultura da organização. Isso será ainda mais complexo se o perfil comportamental dos colaboradores for mais rígido, que não aceitam alterações na sua rotina de trabalho.

Para que essa transformação aconteça na sua empresa, é preciso respeitar alguns passos, os quais vamos apresentar neste artigo.

Treinamento, bom planejamento e entendimento completo de todos os setores da organização são peças fundamentais para a padronização de processos.

Padronização de processos não é engessar a empresa

É preciso raciocinar claramente que a padronização de processos não é tornar o trabalho mais burocrático e engessado, mas permitir que toda a empresa trabalhe da mesma forma, seguindo uma fórmula ou um método.

Padronizar, na realidade, é fazer com que o atendimento às demandas sejam executadas de forma ágil e eficiente.

Para as empresas, isso garante até um retorno financeiro maior, já que a maior organização no processo produtivo irá conferir menos custos e o resultado final melhor.

Henry Ford foi o primeiro empresário que pôs em prática a padronização dos processos operacionais. Seu modelo foi tão eficiente que barateou os carros fabricados no início do século 20.

Ford entendeu que teria mais produtividade ao trabalhar com medidas e peças padrões, em linha de produção, ao invés de construir automóveis de maneira artesanal. Assim, apenas a montagem de um chassis demorava 1h33 contra as 12h28 da maneira artesanal.

A padronização dos processos é um assunto que também passará pelas mãos dos profissionais de RH, já que caberá a eles lidar com fator humano da organização.

Eles são responsáveis também pelo desenvolvimento de programas de treinamento que facilitem o entendimento dos colaboradores referente a missão e importância que possuem para toda a empresa em que trabalham.

A capacitação dos colaboradores é parte essencial na implantação da padronização de processos já que o treinamento corporativo fará com que eles possam ter as atitudes corretas, de acordo com o que a organização espera.

Como implantar um programa de treinamento para padronização de processos?

Antes de fazer, é preciso planejar. Por isso, é preciso discutir com a alta gestão quais processos devem ser padronizados. Uma dica é procurar pelos setores que apresentam um custo de produção mais alto ou que possuem grande perda de materiais.

Ao ter os processos estruturados e planejados, é preciso apresentá-los aos colaboradores. Em paralelo, ofereça treinamentos que visem estimular esse tipo de visão nos trabalhadores.

Mostre que a empresa é como se fosse um organismo vivo. O ser humano, por exemplo, não conseguiria viver se algum de seus órgãos atuasse de forma deficiente. Na empresa é a mesma situação.

Cada funcionário deve ter a ciência da importância de sua função para o processo produtivo.

Para isso, os profissionais de RH dispõem de uma série de ferramentas e metodologias que amplificam o conhecimento dos colaboradores. As plataformas LSI são excelentes na hora de engajar o funcionário nos treinamentos.

Além disso, a gamificação nos treinamentos também proporciona uma taxa de retenção de conteúdo 4x maior nos treinamentos corporativos. Entenda os benefícios desta técnica.

Aproveite ver também como você pode utilizar as plataformas LMS nos cursos oferecidos aos colaboradores da sua empresa.

Como implementar a padronização de processos?

Para tornar seu processo mais eficiente, é preciso entender qual o objetivo da ação, quais são os tipos entradas e saídas de informações, o responsável e os participantes. E o mais importante, qual é o resultado esperado do processo produtivo.

Padronizando esses fatores, já possível obter um resultado bastante satisfatório.

Mais a fundo, o processo de padronização de procedimentos deve atuar diretamente com o fluxo de execução das atividades dos setores. É montar o passo a passo que cada colaborador deve realizar dentro da empresa.

Aqui, vale a pena desenvolver uma manual para que os colaboradores tenham acesso em caso de dúvida. Isso trará uma maior independência , já que não será preciso esperar o líder emitir ordens em situações corriqueiras.

Desta forma, a organização como um toda conhecerá quem é o responsável por cada função, podendo aprimorar este processo individualmente caso necessário.

Defina rotina de checagem da padronização dos processos

De nada adianta implantar a padronização de processos se não houver a checagem constante das normas e regras da empresa. Esta verificação deve ser entendida como uma rotina de aprimoramento do processo e não uma maneira de apontar erros e culpados.

Para isso, é importante definir para cada setor qual métricas (KPI) serão utilizadas para definir o sucesso ou a necessidade de melhoria do processo produtivo.

Aposte na padronização de processos na sua empresa

Como podemos entender neste artigo, a padronização de processos atua na melhor distribuição dos recursos da empresa, redução de erros e retrabalho, aumento da produtividade e transparência nos processos.

Além destes benefícios, a padronização também torna mais fácil os programas de onboarding e desenvolvimento da cultura organizacional, já que os colaboradores terão maior consciência de toda a estrutura da empresa. 

Já mostramos como a padronização de processos pode ser facilitada com o treinamento de colaboradores. A Engage é uma empresa especializada em oferecer essas soluções à empresas.Veja como os sistemas de educação corporativa utilizados pela Engage aumentam o engajamento e são cada vez mais indispensáveis para o dia a dia das organizações e da implantação da padronização de processos.