O que é ciclo PDCA e como usar em seus projetos

Ter metodologias e ferramentas é crucial para um trabalho mais assertivo, direcionado e acompanhado e o ciclo PDCA é uma dessas que pode ajudar o dia a dia dos times e dos projetos.

O ciclo PDCA é uma metodologia de gerenciamento que olha para a melhoria dos processos de forma constante, otimizando as rotinas e atividades, visando os resultados e acertos dentro de um negócio.

Quais ferramentas estão sendo usadas em seu negócio? Vamos falar mais sobre o PDCA, acompanhe!

O que é o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA é uma das ferramentas mais populares quando pensamos em melhoria contínua dentro das organizações. Esse é um ciclo que se baseia em Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act/Adjust (agir ou ajustar).

Sendo assim, o conceito do ciclo PDCA está ligado a um processo de melhoria contínua, que deve ser aplicado nessas quatro etapas, que são executadas de forma cíclica, com o objetivo de acelerar e aprimorar a qualidade de produtos ou processos.

Também conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA é uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo empresarial que precise de olhar e aprimoramento constante.

Etapas do PDCA

Como dissemos, o PDCA se baseia na premissa de que é necessário manter o controle dos processos para que não ocorram desvios e, para entender de fato como funciona o ciclo, precisamos falar de suas fases, que devem ser seguidas de acordo com a sequência proposta.

Plan, Planejar

Sem planejamento não é possível realizar ações e seguir com processos, então, evidentemente esse é o primeiro passo dessa ferramenta. Nesse momento, muitas ações e atividades devem ser olhadas e cuidadas, como:

• Faça diagnóstico para identificar problemas existentes, encontrar oportunidades e definir prioridades;
• Analise o que precisa ser feito e como será feito;
• Levante dados e informações necessárias para realização;
• Defina objetivos, metas e métricas;
• Reúna os envolvidos nas tarefas a ser pensadas para definir e dividir responsabilidades;
• Crie seu plano de ação.

Um planejamento efetivo é o primeiro passo para que as tarefas funcionem de forma correta e direcionada e por mais simples que pareça, essa é uma atividade crucial e que não pode ser esquecida.

Do, Fazer

Com todo planejamento feito e o plano de ação determinado, é hora de colocá-lo em prática e executar as atividades. O planejamento é essencial para que essa etapa funcione, afinal, aqui deve ser seguido o que foi traçado antes. Nessa etapa é interessante olhar para alguns pontos, como:

• Treinar os times e colaboradores para a realização das atividades;
• Coletar dados para checar objetivos e métricas no próximo passo;
• Acompanhar prazos e segui-los;

Check, Checar

Com as atividades sendo realizadas é preciso analisar os resultados para identificar erros, melhorias, métricas e padrões. Esse é o momento de encontrar falhas para que elas sejam corrigidas e de apontar o que foi bom para que as ações sejam seguidas.

Muito mais do que realizar as ações, é preciso medir, afinal, só assim é possível saber o que está funcionando ou não e quais resultados reais dos processos e atividades, portanto, esse também é um passo fundamental do ciclo PDCA. Para essa etapa é interessante:

• Estipular um prazo para o processo rodar e para realizar o check do que foi implementado;
• Olhar para números e dados para que a checagem seja baseada em fatos e não suposições;
• Apontar erros e não ter medo de falhar, afinal, esse é justamente um processo de melhoria;
• Ter métricas e dados definidos para que seja possível medir sucesso ou não.

Act/Adjust, Agir ou ajustar

Por fim, a hora das ações ou ajustes e essa é uma fase de corrigir as falhas detectadas no processo anterior. Lembre-se que, quando falamos em falhas, não é sobre apontar culpados, mas sim ter um processo de aprendizagem e melhoria para os próximos planos e ações.

Nessa fase, duas são as possibilidades:

• Se o resultado esperado foi alcançado, pode servir como referência para outros processos e setores da empresa;
• Se o resultado ficou aquém da expectativa, ele deve ser analisado para que sejam encontradas novas soluções.

Quando e por que utilizar o ciclo PDCA?

O ciclo PDCA pode ser usado em qualquer processo existente dentro de um time para que sejam mapeadas oportunidades, planos de ações e melhorias nas atividades realizadas.  Quanto mais repetições forem feitas, maior será o ganho em qualidade e entrega, dando grandes vantagens para o negócio, como:

• Possibilita e simplifica a gestão de processos e pessoas;
• É uma ferramenta simples e fácil de ser aplicada;
• É uma metodologia que foca em qualidade, resultados e valor para as empresas;
• Fornece aprendizado constante, seja individual e em grupo;
• Dá controle e visibilidade sobre as atividades;
• Engaja, motiva e une equipes, afinal, todos passam a fazer parte do planejamento e do ciclo de melhoria, enxergando seu papel no processo;
• Aumenta a competitividade e valor do negócio;
• Faz com que a empresa teste de forma frequente, valide os acertos e encontre erros para que o processo seja rapidamente revisitado;
• Diminui erros e custos com os erros;

O ciclo PDCA é uma forma interessante de acompanhar processos, projetos e pessoas, buscar melhorias, encontrar erros e acertos, revisitar a rota e seguir por caminhos que sejam cada vez mais vencedores para um negócio.

Como as ferramentas fazem parte do seu dia a dia? Aproveite que agora sabe um pouco mais sobre PDCA e saiba um pouco mais sobre outras ferramentas importantes para a gestão!