Integração de novos funcionários: o que é e como montar

As principais equipes de RH sabem que o recrutamento de um candidato é apenas metade da batalha, para garantir que a nova contratação seja um sucesso, é crucial fornecer um Programa de Integração de Novos Funcionários adaptado que incorpore a cultura de sua empresa e prepare as novas contratações para o futuro.

Programas bem-sucedidos vão além de explicações e e-mails, eles buscam oferecer uma ótima experiência aos novos contratados, mesmo antes do primeiro dia de trabalho.

E enquanto muitas empresas falham nessa missão, a sua pode fazer diferente e se destacar.

Hoje nós vamos entender de verdade o que é um programa de integração de novos funcionários e depois descobrir como montar um bem sucedido.

O que é um programa de integração de novos funcionários?

A integração de novos funcionários — também conhecido como onboarding de funcionários — é o processo de ajudar as novas contratações aos aspectos sociais e de desempenho da empresa.

É o processo através do qual os novos contratados aprendem as atitudes, conhecimentos, habilidades e comportamentos necessários para funcionar eficazmente dentro daquela organização.

Embora todos os funcionários experimentem algum tipo de integração, a formalidade do programa de integração de novos funcionários pode trazer resultados melhores para ambos os lados.

O resultado é que, na medida em que as organizações podem fazer com que os novos contratados se sintam bem-vindos à organização e preparados para seus novos empregos, mais rápido eles conseguirão contribuir com sucesso para a missão da organização.

Vale lembrar que o programa de integração de novos funcionários pode ser integrado com outros programas de treinamento, incluindo programas de desenvolvimento de liderança e trilhas de aprendizagem.

Mas como criar um programa de integração de novos funcionários? Onde ele começa? Onde termina? Quais as melhores práticas? Vamos ver tudo isso a seguir.

Montando um programa de integração de novos funcionários (onboarding)

Acha que a integração começa no primeiro dia de um funcionário? Errado. Um programa de integração bem-sucedido realmente começa durante o processo de recrutamento e contratação.

Antes do primeiro dia

Os especialistas sugerem que você inicie o processo de orientação antes que um candidato seja contratado formalmente, incluindo informações amplas sobre seu local de trabalho e sua cultura.

Se o profissional se candidatar pelo site, você já deve preparar uma página online com informações sobre a cultura da empresa, a missão, a visão e os valores.

Dessa forma, é mais provável que você atraia candidatos mais engajados com as metas e a cultura de sua empresa e que sejam mais propensos a se tornarem funcionários altamente produtivos.

Você também pode enviar um manual do funcionário antecipadamente, para que os novos membros da equipe não fiquem sobrecarregados com informações no primeiro dia.

O primeiro dia

A perspectiva do primeiro dia no trabalho é estressante. Os novos colaboradores estão ansiosos para impressionar seus novos chefes. Então, se eles não sabem onde a impressora está ou como usá-la, é provável que eles não perguntem, e perderão tempo tentando descobrir as pequenas coisas por si mesmos.

Por outro lado, se você jogar um monte de informações neles, provavelmente eles não se lembrarão da maior parte e não perguntarão novamente.

Em seu programa de integração de novos funcionários, defina quais são as informações que o funcionário precisará saber logo em seu primeiro dia e as forneça.

A maneira de fazer isso é considerar os pequenos detalhes logísticos que contribuem para uma sensação de conforto e familiaridade que se tem em um local de trabalho.

Isso é bom não apenas para a paz de espírito de um novo contratado, mas também para a saúde e o bem-estar geral do seu negócio.

Se uma pessoa é nova e não sabe como usar o sistema de telefonia e acidentalmente desliga um cliente em potencial, esse cliente não se importará se é novo. Ele só ficará com raiva.

Preparamos uma lista de coisas que precisam estar resolvidas antes do novo funcionário entrar pela porta:

• Envie um e-mail para todos no escritório para que eles estejam preparados para receber um novo funcionário;

• Forneça uma placa de identificação em sua mesa ou porta do escritório como um sinal tangível de que você preparou o espaço;

• Configure o computador;

• Configure as contas de e-mail do novo funcionário;

• Forneça guias para qualquer software necessário que ele ou ela esteja usando;
• Configure o sistema telefônico dele e forneça instruções para usar o correio de voz, se houver.

E aqui está uma lista de questões que você deve esclarecer ao seu novo funcionário antes mesmo que ele te pergunte:

• Onde ele ou ela deveria estacionar;

• Onde ficam os banheiros;

• Onde está a impressora e como ela funciona;

• Onde fica a cafeteria;
• Quem deve conversar com o funcionário se ele ou ela tiver perguntas adicionais. (É uma boa idéia designar um colega de trabalho ou um gerente de contratação como mentor durante pelo menos a primeira semana.)

O supervisor imediato de um novo funcionário também deve estar presente no primeiro dia. A pior coisa que você pode fazer é ter novos contratados quando seu supervisor imediato não está lá por três ou quatro dias.

Certifique-se de que o novo membro da equipe compreenda como ele ou ela pode contribuir individualmente para a empresa.

Explique ao funcionário como funciona o seu sistema de avaliação de desempenho, para que ele não perca tempo com coisas que não importam e possa começar a trabalhar rapidamente em objetivos-chave.

Não trate todos os novos funcionários igualmente, eles são pessoas diferentes e devem ter suas individualidades respeitadas.

Se você fizer um plano de integração personalizado estará deixando o indivíduo com a impressão de que os funcionários são ativos muito importantes para a organização, escolhidos entre muitos candidatos e que seu talento e potencial são reconhecidos.

Após o primeiro dia

O trabalho com um novo funcionário não termina ao fim do primeiro dia e nem ao fim da primeira semana.

O processo deve continuar ao longo de vários meses e, durante esse período, é essencial solicitar feedback de todos os envolvidos.

Uma boa maneira de fazer isso é designar um gerente de recrutamento para acompanhar os primeiros meses de trabalho do novo contratado, porque esse indivíduo já terá desenvolvido um relacionamento com o empregado.

Você também pode aplicar pesquisas de satisfação ao novo funcionário ao final da primeira semana e ao final de cada um dos três primeiros meses do funcionário, fazendo perguntas diferentes em cada etapa.

Comece com perguntas sobre o processo de recrutamento, como o primeiro dia atendeu às expectativas do funcionário e se está enfrentando problemas relacionados à tecnologia.

Ao final do primeiro mês, pergunte se o funcionário possui as ferramentas necessárias para concluir seu trabalho.

E, ao final dos três primeiros meses, pergunte sobre as metas profissionais daquele funcionário. Você quer saber o quão engajado ou conectado o novo contratado sente à organização.

Dessa forma, você garantirá um funcionário integrado aos membros e à cultura da empresa e saberá quais as expectativas dele e se elas estão de acordo com as expectativas da organização.

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