Documentos para admissão: Dicas para profissionais de RH

Diversas são as fases necessárias para contar com profissionais em seu negócio e, após todo o processo de recrutamento e seleção, é preciso ter estratégias para que o seu processo e coleta de documentos para admissão seja simples e estruturado.

Mais do que formalizar contrato, os documentos para admissão são essenciais para cumprir com a legislação e é mais um ponto de conformidade para o negócio. Para te ajudar nesse tão importante momento, reunimos algumas dicas. Acompanhe!

Processo e documentos para admissão de um colaborador

O processo admissional é aquele momento em que o RH formaliza a contratação nos novos colaboradores e esse processo exige cuidado e atenção pois ele conta com diversas regras e necessidades.

Ter os documentos no registro da empresa faz parte de exigências do Ministério do Trabalho e Previdência Social e é através deles que se legaliza o vínculo entre empresa e trabalho, garantindo os direitos trabalhistas e contribuições obrigatórias.

Os documentos necessários para admissão devem ser solicitados logo em seguida ao aceite da proposta e definição da data de início do colaborador.

De acordo com a CLT, os documentos do colaborador só podem ficar retidos na empresa por até cinco dias, mesmo se forem cópias autenticadas e o registro na carteira de trabalho deve ser realizado em no máximo 48 horas, prazo para a entrega do documento ao colaborador.

O não cumprimento das regras pode acarretar multas para os negócios e para evitar problemas, é preciso contar com documentos para admissão corretos e entregues dentro do prazo.

Vale dizer que, cada vez mais os processos são digitalizados e automatizados, ou seja, as empresas deixam de receber os documentos físicos, sejam originais ou cópias do colaborador, e passa a receber tudo através de plataformas, e-mails e cópias digitais, facilitando e agilizando os processos.

Documentos para admissão: o que pedir para o colaborador?

Ter um checklist com a lista de documentos necessários para a admissão é crucial, assim o RH sabe o que pedir para seus futuros colaboradores e pode conferir de forma simples o que foi de fato enviado.

Para a entrada de um novo colaborador, é preciso solicitar:

• RG;
• CPF;
• Original e cópia da carteira de trabalho (CTPS);
• Inscrição no PIS/Pasep;
• Foto 3×4;
• Cópia do título de eleitor;
• Original e cópia da carteira de habilitação (CNH) (caso o cargo utilize veículo, atentar para a categoria exigida);
• Cópia do comprovante de endereço;
• Cópia do comprovante de escolaridade;
• Original e cópia do registro profissional emitido pelo órgão da classe;
• Cópia da certidão de nascimento (caso solteiro) ou certidão de casamento (caso casado);
• Cópia do certificado de reservista (para homens entre 18 e 45 anos);
• Original do atestado de saúde ocupacional (obtido em uma clínica de exame admissional);
• Cópia da certidão de nascimento de filhos de até 21 anos;
• Cópia do cartão de vacina e comprovante de frequência escolar para filhos de até 7 anos;
• Original e cópia da carta de referência.

Aqui estamos falando sobre um processo de contratação CLT. Os documentos podem mudar caso sua contratação seja para jovem aprendiz, estagiário, PJ e outras modalidades, portanto, é preciso ter atenção!

Como otimizar o processo de admissão?

Muitos são os documentos necessários para a admissão de novos colaboradores e para cumprir com prazos e necessidades é importante otimizar e automatizar os processos. Pensando nisso, reunimos algumas dicas para seu RH:

Tenha antecedência e organização

Tenha preparado documentos, e-mails e todas as necessidades para o envio ao novo colaborador. Com isso, logo após aprovação do candidato, fica fácil enviar a relação de documentos para admissão e todas as informações que devem ser repassadas para o profissional.

Dessa forma, empresa e colaborador ganham tempo e nada precisa ser feito às pressas para cumprir os prazos.

Digitalize os documentos

A legislação determina que cada documento organizacional seja armazenado por um tempo. Por isso, nada melhor do que digitalizar os documentos e ganhar com organização, segurança e redução ou eliminação de espaços físicos.

Com a digitalização dos documentos admissionais, a empresa ganha na segurança no armazenamento de todas as informações dos colaboradores, além de poderem acessá-las de forma muito mais rápida

Tenha tecnologia como aliada

Como dissemos, é cada vez menos comum que as empresas peçam o envio de todos esses documentos de forma física, afinal, muitas são as plataformas de admissão que contribuem para esse importante processo.

Contar com a tecnologia é uma forma de reduzir burocracias, agilizar o processo, dar mais segurança, afinal, os documentos passam a ser digitalizados e guardados em ambientes seguros e não mais ficam espalhados por salas e espaços e tornam automatizados processos repetitivos e que podem causar erros.

Mais do que isso, essas plataformas eliminam diversos passos que precisam ser cumpridos pelos colaboradores, como a checagem da veracidade dos documentos e informações.

Ter plataformas que contribuam no processo de admissão é um grande passo para dar ainda mais resultado e estratégia ao seu RH e DP e fazer com que o foco deixe de ser documentação e burocracia, mas sim experiência para seu novo colaborador.

Invista em experiência

O processo de admissão é uma parte burocrática da entrada do colaborador, portanto, é um grande passo diminuir burocracias e dar experiência para que a jornada do profissional seja positiva e completa desde o seu início com a organização.

Ao contar com a tecnologia é possível já repassar conteúdos, gamificar processos e tornar mais simples os processos de envio de documentação para admissão e tantos outros.

Para isso, invista também em ferramentas que estejam preparadas para treinar, dar conteúdo, utilizar gamificação e que contribuem com toda a jornada de seu profissional.

Como estão os processos de admissão em seu negócio? Agora que você sabe um pouco mais sobre documentos para admissão, digitalize seus processos e aproveite para conhecer uma plataforma que vai te ajudar nesse e em muitas outras fases de treinamento e gamificação para seus colaboradores! 

Agora, se você for um profissional que atua nessa área e deseja trabalhar de sua própria casa, apartamento ou escritório, confira algumas vagas em departamento pessoal e coloque em prática tudo o que aprendeu conosco.