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RH inovador: 17 dicas de como melhorar a gestão de pessoas à distância

RH inovador: 17 dicas de como melhorar a gestão de pessoas à distância
2021/04/16

Você sabe como melhorar a gestão de pessoas à distância? Confira 17 dicas que podem te ajudar a continuar inovando RH

Hoje nós queremos falar das empresas que estão inovando RH. São aquelas dicas que transformaram os resultados dos empreendimentos mesmo com a gestão à distância. Se você deseja ter times eficientes então este artigo é todo para você.

Aqui trouxemos conselhos de empreendedores que mudaram a forma como o setor de Recursos Humanos lida com os seus colaboradores em regime de trabalhos em casa.

Se você sente que a equipe se dispersou com o trabalho à distância, se quer fazer parte do tipo de gestão que está inovando RH. Então leia este artigo até o final e temos certeza que a gestão de pessoas vai mudar completamente.

Vem ver de perto as 17 dicas que estão inovando RH completamente.

Leia também sobre aprendizagem: 6 estratégias para aplicar a aprendizagem na organização.

1. Defina metas e objetivos claros

A primeira coisa que você precisa se preocupar ao aprender como fazer gestão de pessoas à distância é a definição de metas e objetivos.

Seus colaboradores devem entender claramente os objetivos que a empresa têm e quais são as metas que eles devem alcançar. Profissionais a distância precisam conhecer claramente estas metas para que eles trabalhem alinhados com as expectativas da empresa.

Este alinhamento é importantíssimo para que ninguém tenha surpresas e frustrações em suas funções.

A transição do trabalho presencial para o home office pode gerar muita confusão entre os colaboradores, colocando em risco os resultados da empresa.

Nesse sentido, busque ser o mais claro possível na hora de redefinir os processos e de comunicar os novos objetivos nesse formato de gestão à distância.

Nesta primeira dica de como gerir uma equipe à distância, é fundamental garantir que todos estejam plenamente cientes do que é preciso fazer e dos resultados que a empresa espera de seus colaboradores.

Uma reunião de metas pode ajudar bastante nessa hora. Assim você estará inovando RH e será capaz de trazer mais resultados para a sua empresa.

2. Implemente práticas de comunicação e gestão de conflitos

Diferentemente do trabalho no escritório – onde todos sentam próximos um do outro e fica muito mais fácil de conversar sobre qualquer assunto – é preciso ter uma comunicação muito mais próxima com o time para que os conflitos e problemas que apareçam no dia a dia possam ser resolvidos rapidamente durante a gestão à distância.

Daí vem a segunda questão quando falamos em inovando RH: gestão de conflitos. Para isso, é essencial cumprir com dois passos:

  • Alinhamento de expectativa com o time sobre as formas de comunicação: defina qual o melhor momento e ocasião para usar cada um dos canais diferentes, dependendo do nível de importância e urgência da mensagem;
  • Stand-up matinal: faz toda a diferença contar com um momento de compartilhamento entre o time para falar como cada um se sente no dia, o que fez no dia anterior, o que vai fazer hoje e se precisa de ajuda para algum ponto.

Com isso a gente consegue ter uma comunicação próxima mesmo que não esteja todo mundo na mesma mesa. Isso também faz parte de quem está inovando RH.

3. Invista em comunicação o máximo que puder

Comunicação é a base de como gerenciar pessoas à distância. O primeiro passo é agendar um horário para atualizações regulares sobre o andamento do trabalho.

Para as equipes que trabalham a distância, totalmente fora do escritório, considere uma abordagem micro e macro. Por exemplo:

  • Você pode ter um sistema para compartilhar atualizações diárias sobre o progresso de tarefas e negócios imediatos;
  • Uma reunião programada mais longa, talvez semanalmente, para repassar grandes problemas.

A comunicação é essencial para manter esse relacionamento ativo e garantir que todos os membros da equipe recebam as mesmas informações.

Lembre-se de que as pessoas tendem a trabalhar melhor remotamente, porém nem todas são auto-disciplinadas, organizadas e capazes de funcionar efetivamente com o mínimo de orientação.

Algumas pessoas são menos organizadas e mais distraídas. Portanto, acompanhe seus colaboradores para garantir que eles sigam seus prazos.

Dessa forma, estude as melhores formas de comunicação para cada situação e defina o padrão para cada caso. São ações assim que partem de empresas que estão inovando RH.

4. Estipule um horário de expediente

É muito importante manter o horário de trabalho normal para não começar a misturar rotina doméstica com os compromissos profissionais.

Além das redes sociais corporativas, alguns aplicativos também podem ajudar para que você trabalhe com o máximo de proficiência e desempenho.

Um aplicativo de ponto eletrônico, por exemplo, é uma solução para manter o controle da rotina de trabalho dos colaboradores e ajuda a acompanhar o andamento da sua equipe.

Ou um aplicativo de registro de ponto surge exatamente como a facilitação da gestão de equipes externas. Assim, a distância para o controle da equipe está a um clique – literalmente. Isso facilita a comunicação e o acompanhamento das tarefas demandas, por exemplo.

Busque uma ferramenta que permita ao colaborador a marcação de ponto em qualquer lugar, independentemente de estar na empresa ou não, durante a sua rotina de trabalho. São soluções deste tipo que partem de empresas que estão inovando RH.

5. Crie programas de apoio

Por estarmos vivendo um momento delicado, que é desconhecido para a grande maioria que não estava acostumada a fazer gestão à distância, é importante fomentar na empresa esses grupos para troca de ideias e experiências.

Um programa de apoio nada mais é do que um grupo de pessoas que se conecta regularmente para trocar experiências e conversar sobre os desafios. Lembre-se de que os períodos difíceis têm alto impacto na vida emocional das pessoas.

Um grupo de apoio é uma das estratégias de maior sucesso para as empresas que estão inovando RH.

6. Tenha uma gestão presente

Por mais que o gerenciamento seja feito a distância, é essencial que o gestor se faça presente. A equipe precisa saber que existe um profissional à disposição para facilitar o trabalho, determinar ações e alinhar estratégias.

Para isso, uma boa ideia é usar as funções de uma ferramenta de gestão de equipe, como o controle de ponto. É importante ter o máximo possível de processos e ferramentas que tornem o trabalho mais seguro e simples de executar.

7. Ofereça feedbacks frequentes

Como novos processos estão sendo implementados é importante colher feedbacks dos gestores e também dos colaboradores para entender o que está “solto”, o que está funcionando e o que precisa ser melhorado.

Feedbacks de qualidade são ferramentas excelentes para garantir que as próximas ações da empresa estejam alinhadas com as necessidades de todos os envolvidos.

Não precisamos nem dizer, nessa hora você já sabe que é uma estratégia de quem está, adivinha só, inovando o RH. Concorda?

8. Use um controle de ponto eletrônico no seu home office

O controle da jornada de trabalho pode ser feito com um software de ponto eletrônico. Controlar o tempo de trabalho dos profissionais ajuda em muitos sentidos, pois oferece mais tempo e mobilidade sem deixar de cumprir a legislação vigente.

Somente uma equipe assídua e dedicada às tarefas diárias é capaz de trazer resultados positivos para toda a empresa.

Com o auxílio dessas ferramentas, é possível reduzir custos, otimizar a assiduidade dos funcionários e obter relatórios completos para avaliar os colaboradores, definir metas e aplicar programas de melhorias e incentivos.

9. Comece as mudanças de cima para baixo

O board da empresa ou pessoas que possuem cargos c-level precisam adotar a mentalidade do trabalho remoto, incentivando os comportamentos favoráveis (como flexibilidade e autogestão).

Dessa forma, eles se tornam um exemplo a ser seguido, guiando a postura dos gestores e por consequência dos colaboradores. Todos os profissionais dos cargos elevados têm que buscar o alinhamento com as diretrizes passadas para os colaboradores.

Desse modo, há um exemplo prático que vem dos cargos de gestão e fica muito mais fácil para o profissional entender a importância das ações. A velha premissa de: ensine pelo exemplo, funciona perfeitamente em empresas que estão inovando RH.

10. Explique aos colaboradores o que é preciso para criar uma nova rotina

Para os funcionários que não têm costume de trabalhar de casa, pode ser muito difícil estabelecer limites entre o trabalho e a vida pessoal. Portanto, é preciso criar uma nova rotina.

O profissional deve acordar, levantar e se preparar como se fosse ao escritório. Depois, estabelecer um local de trabalho que não seja o quarto ou o sofá.

Além disso, deve ser um ambiente em que os outros membros da família não estejam por perto. É importante também fazer pausas.

Quando trabalhamos em um escritório, costumamos sair para tomar um café ou levantar da mesa. O mesmo deve ser feito em casa. O profissional deve levantar-se, caminhar e tomar um café. Se as pausas não forem feitas, o profissional ficará esgotado.

E é dever do RH passar todas essas diretrizes para os colaboradores, de modo que eles entendam os procedimentos de um trabalho remoto.

11. Humanize a gestão

O relacionamento que você e sua empresa estabelecem com os colaboradores é de extrema importância para a motivação no ambiente de trabalho, que deve ser acolhedor e confortável.

Assim como o salário, a qualidade de vida no trabalho é fundamental para manter bons quadros na empresa. Com o trabalho remoto, é preciso criar canais acessíveis e de comunicação facilitada entre gestores e funcionários.

12. Invista em tecnologia

Em se tratando de gestão de pessoas, a tecnologia é indispensável para uma performance de excelência. Sendo assim, pesquise e adquira sistemas que te ajudem a liderar com precisão, mesmo a distância.

O uso de um sistema de gestão completo permite o rastreamento dos colaboradores, saber onde cada um está e qual atividade está fazendo.

Isso viabiliza a mensuração da produtividade da equipe, a realocação de colaboradores para suprir uma demanda, e até mesmo a supressão de custos com aumento de staff.

13. Use a transparência como sua aliada

É importante que o líder compartilhe as informações disponíveis no momento sobre como a organização está olhando o cenário, próximos passos e medidas que estão sendo tomadas.

Isso pode mudar a cada semana, por isso a importância de manter a comunicação frequente a cada novidade que seja relevante sobre a visão de futuro ou que possa minimizar ansiedade, medo, dúvidas e inferências por parte da equipe.

Visão de futuro e um propósito compartilhado pelo time também são fundamentais para trazer clareza, segurança e engajar as pessoas.

Caso não possa compartilhar alguma informação, seja transparente e diga que, neste momento, existem motivos para isso. Dizer que não pode dividir uma informação é ser transparente na comunicação.

Ao mesmo tempo, mantenha o canal aberto para perguntas, ideias e o que possa vir dos colaboradores. Comunicar-se é fazer parte de uma empresa que está inovando RH.

14. Atente-se para a motivação

O desempenho e produtividade de um profissional estão relacionados à motivação individual.

Quando os profissionais estão motivados e dispostos a investir energia nos projetos, a gestão de equipes à distância fica menos desafiadora.

Equipes motivadas demonstram atitudes positivas em relação ao trabalho. Você pode influenciar a motivação da sua equipe:

  • Reconheça as habilidades profissionais de cada um;
  • Ofereça à sua equipe oportunidades de aplicar suas habilidades em projetos importantes;
  • Dê feedback constante, equilibrando críticas e reconhecimentos.

15. Faça pausas

Sim, mesmo no trabalho a distância, fazer pausas entre uma tarefa e outra é essencial para dar ao seu corpo o tempo que ele precisa para descansar e continuar produzindo.

Uma ótima dica é colocar um alarme no seu celular de uma em uma hora para que você se deixe levantar, exercitar, tomar um café e abstrair um pouco, por, no mínimo 15 minutos.

O cérebro funciona por estímulos e tratá-lo como uma máquina não é sinônimo de produtividade. Por isso, tente relaxar mesmo que as entregas demandem o seu foco total; afinal, você só conseguirá entregar qualidade se se sentir apto e tranquilo a realizar as demandas.

Você, profissional do RH, precisa entender que funciona exatamente como todos os outros colaboradores. Portanto, não se desgaste além das necessidades. Vá aos poucos e tenha certeza de que os resultados serão incríveis.

16. Invista no Trabalho em equipe

No trabalho em equipe é necessário uma boa conexão do time, pois para se ter um bom funcionamento da empresa, da área, da equipe, é preciso que haja uma boa comunicação e uma cultura bem estruturada.

O apoio entre os membros é fundamental para que haja uma construção eficaz e que seus objetivos sejam alcançados de maneira mais rápida e concreta.

Para que o time tenha bons resultados, sua conexão deve ser forte e bem estruturada. 

Recomendamos a elaboração de dinâmicas em grupo dentro do ambiente de trabalho ou até mesmo fora, de maneira presencial ou remota, por meio de jogos online que possibilitem a criação de salas.

Eles também proporcionam momentos de descontração, o qual também pode ser feito com um happy hour em equipe.

Por mais que nem sempre se possa fazer isso de maneira presencial, alguns times criam até mesmo salas de Happy Hour Virtual, onde todos se encontram em uma chamada de vídeo, ouvem música e conversam sobre assuntos paralelos ao trabalho.

17. Acompanhe e avalie sua equipe

Por último, mas também muito importante, vale lembrar que o acompanhamento da equipe é fundamental. Acompanhar o andamento das metas e dos projetos é essencial.

O trabalho à distância oferece uma liberdade maior do que o trabalho dentro dos escritórios. Portanto, para que os funcionários adquiram uma responsabilidade maior, é importante que o gestor se envolva com a equipe e se mostre disponível para ajudá-la.

Além dessas dicas, o ideal é buscar sempre garantir que os funcionários se sintam parte da equipe e da empresa. Mesmo estando longe do escritório, eles são parte essencial da organização e podem ser excelentes profissionais quando gerenciados por um bom gestor.

Vamos falar em números: essa gestão à distância é realmente eficiente?

Empresas ao redor do mundo estão conseguindo excelentes resultados com os colaboradores que trabalham a distância.

Segundo a revista Exame, o Banco do Brasil conseguiu aumentar em 15% a produtividade de seus funcionários, ao passo que diminuiu em 17% os gastos com cada trabalhador que realiza serviços a distância.

A revista citou ainda a declaração do diretor de gestão de pessoas do Banco do Brasil, Carlos Alberto Netto, que comemora os excelentes resultados do trabalho a distância e afirmou querer ampliar essa forma de serviço para todos os departamentos da empresa.

Mas o que essas empresas bem-sucedidas na gestão de colaboradores externos têm feito para conseguir bons resultados? Henry de Jonk, presidente da Philips do Brasil, revelou, no mesmo artigo citado, que com as modernas ferramentas de tecnologia não faz muita diferença trabalhar na empresa ou em outro lugar.

Todavia, o controle de serviços externos exige alguns cuidados. É fundamental manter o assíduo controle de processos como vendas, compras, entrega de estoque, atendimento, manutenção, etc.

Por isso, aposte em soluções de automação para identificar e combater a existência de gargalos ou possíveis prejuízos.

Veja em seguida: O que é heutagogia (aprendizagem autodirecionada)?

Palavras finais sobre como se manter inovando RH

Este foi o nosso artigo sobre as práticas que estão inovando RH. Esperamos que o artigo de hoje tenha levantado ótimas ideias na sua cabeça.

Quer saber mais sobre como sua empresa pode continuar inovando RH? Baixe agora mesmo o nosso Infográfico com as maiores Tendências para Treinamentos em 2021 e aplique essas transformações na sua empresa hoje mesmo.