Onboarding remoto: tudo que você precisa saber para começar fazer

Um processo de onboarding é extremamente importante para entregar valor para o novo funcionário, integrá-lo com a cultura da empresa de forma mais rápida e dá diversos benefícios para empresa e novo colaborador.

Porém, com cada vez mais as empresas adotando o home-office ou estão se reestruturando graças à pandemia do novo coronavírus, muitas dúvidas surgem sobre diversos processos e sua forma de estruturação remota.

O onboarding é uma estratégia que não pode ser esquecida e, de forma presencial ou não, sua boa realização reflete muito em como um novo funcionário pode performar e o que ele vai entender da empresa.

Sua empresa já realizou onboarding remoto? O que falta para seu setor de RH começar a fazer esse processo à distância? Vamos falar mais sobre ele para que ele seja uma realidade em seu negócio.

O que é onboarding e qual a sua importância?

Certamente você já ouviu falar de onboarding e seus benefícios, certo? Antes de implementar ou modificar qualquer processo, é essencial entender sobre ele para que ele seja feito de forma estratégica e não apenas como uma necessidade a ser cumprida dentro da empresa.

O onboarding é o processo de integrar novo colaboradores para que eles assumam seus cargos mais preparados e adaptados para o novo ambiente. 

Independente do grau de conhecimento e experiência do novo funcionário, entrar em um novo ambiente gera o desconforto do desconhecido e quando a empresa oferece processos para sua adaptação, o trabalho flui de forma mais rápida e eficaz.

Esse processo de integração ajuda a moldar comportamentos necessários para que o funcionário se integre na equipe e envolve diversas etapas como apresentação, orientação, supervisão, acompanhamento e treinamento.

Um processo de onboarding dá diversos benefícios para as organizações, como:

• Aumenta a motivação e engajamento;
• Integra os colaboradores e fortalece o clima organizacional;
• Alinha comportamento à cultura organizacional;
• Retém talentos e reduz turnover;
• Fortalece a marca empregadora;
• Atrai talentos;

Como fazer onboarding remoto?

É comum que os processos de integração sejam visualizados como aqueles em que os funcionários chegam, são apresentados para os times, fazem um tour pelas instalações da empresa, conversam com os líderes e iniciam seus trabalhos.

Pode parecer mais fácil visualizar esse processo de forma presencial, mas é importante entender que o onboarding é mais do que conhecer as instalações e eles podem ser transformados para rotinas online.

Mesmo com a distância física, o grande objetivo é receber bem o funcionário, apresentar sobre diversos aspectos da empresa e fazer com que ele sinta que fez a escolha certa e que pode contribuir para o crescimento do negócio. 

Para isso, alguns passos são fundamentais para o sucesso desse processo e de sua implementação!

Planeje o onboarding

Por ser um processo estruturado e que pode ser utilizado com diferentes funcionários, é importante criar uma estrutura que envolva etapas de pré-chegada, instruções, orientações, acompanhamento e feedback, por exemplo.

Determine quais conteúdos são essenciais para a apresentação inicial e quais informações não podem ser deixadas de lado. Com isso, é possível montar cronogramas e estruturas para definir a duração das atividades e seus responsáveis para acompanhamentos.

Lembre-se que o onboarding não é apenas um processo de um dia, por isso, ele precisa ser estruturado para que seja feito de forma leve e eficaz para o colaborador.

Deixe tudo preparado para o primeiro dia

O primeiro dia é um dos dias mais importantes para a relação funcionário e empresa, por isso, é preciso deixar tudo preparado. Por ser realizado à distância, algumas informações devem ser passadas com antecedência para que o funcionário se familiarize antecipadamente. 

Por isso, é essencial mandar um e-mail de boas-vindas com manual de colaborador, agenda do onboarding e demonstrando a importância do novo funcionário. É também interessante enviar um kit de boas-vindas, com itens importantes para seu trabalho e que o faça sentir mais próximo fisicamente da empresa.

Além disso, pense no que é preciso para seu trabalho e, se necessário, forneça computadores, softwares, telefones e estrutura para que o colaborador possa trabalhar. Tenha atenção para que ele receba tudo com antecedência.

Faça um primeiro dia especial

O responsável pelo onboarding precisa estar preparado para esse processo e para que a experiência inicial do colaborador seja muito positiva. Dessa forma, é crucial ser pontual e receber com alegria e descontração o funcionário.

Quebre o gelo desde o início e, por meio de ligação de vídeo o receba como se tivesse sendo recebido na empresa. Respeito o cronograma, conheça mais do indivíduo e compartilhe códigos, valores, cultura organizacional e normas importantes de forma leve e com recursos para ajudar na apresentação.

Tire todas as dúvidas do novo colaborador e utilize dinâmicas para deixar o ambiente mais leve e interativo.

É essencial também que o novo funcionário conheça a equipe em seu primeiro dia de trabalho, por isso, tenha uma reunião de apresentação com os outros colegas do setor. Aqui, entra mais uma vez a necessidade do planejamento e cronograma, afinal, todos precisam estar presentes e disponíveis, por isso, devem ser avisados com antecedência sobre essa reunião de apresentação.

Se possível, eleja mentores para auxiliar os novos funcionários, assim, eles se sentirão mais seguros com tarefas.

Apresente a rotina e determine indicadores

Cada setor conta com tarefas e rotinas necessárias, por isso, é importante deixar claro para o colaborador quais são suas funções e indicadores para que ele possa ser cobrado e acompanhado.

É essencial apresentar rotinas com a participação dos gestores e responsáveis pelo setor, sendo assim, eles precisam estar incluídos no processo de onboarding para melhores resultados.

Conte com plataformas de aprendizagem

Muitas são as informações necessárias que os funcionários recebem no primeiro dia. Portanto, é essencial ter informações documentadas e reunidas, como em plataformas de aprendizagem.

O processo de onboarding pode incluir diversos métodos como apresentações, gamificação e treinamentos para que o colaborador se engaje e absorva mais rápido comportamentos e habilidades da empresa.

Ao contar com a tecnologia para esse processo é possível personalizar sua experiência, utilizar formas lúdicas e que auxiliam o RH a metrificar e acompanhar resultados.

Acompanhe e dê feedback

O processo de onboarding não é apenas um processo de apresentação da empresa e o talento precisa ser acompanhado por algum tempo. Portanto, tenha conversa com os gestores e responsáveis e acompanhe o desenvolvimento do novo funcionário.

Além disso, mantenha a comunicação aberta com o colaborador, busque entender suas dificuldades e aprendizados e dê feedbacks, afinal, com retorno torna-se mais fácil o desenvolvimento e a antecipação de problemas.

Esteja sempre próximo do funcionário, não em forma de cobrança, mas oferecendo auxílio para sua adaptação.

O processo de onboarding é essencial para empresa e funcionários e devem ser feitos mesmo à distância, dando ainda mais ênfase no engajamento e no acompanhamento do colaborador. 

Como está seu planejamento para esse processo? Aproveite que agora você sabe mais sobre onboarding remoto e acesse o kit “Como estruturar processos de integração”, que preparamos para te ajudar na estrutura desse importante processo!