Onboarding digital: veja as vantagens de adotá-lo

O processo de integração de um novo colaborador é um desafio que demanda planejamento e entendimento sobre sua importância. Novos funcionários precisam ser acolhidos e integrados à equipe o quanto antes para que se sintam seguros e prontos para serem produtivos. 

Nesse contexto, surge o conceito de onboarding e, mais recentemente, onboarding digital, que trata de estratégias de acolhimento e introdução do novo integrante da equipe à cultura organizacional.

Especialmente com a pandemia da covid-19, as empresas precisaram adotar o trabalho remoto durante o isolamento social e seguir com os processos de recrutamento e seleção, mesmo que remotamente. Assim, essa estratégia vem para auxiliar o Recursos Humanos nesse momento.

Para ficar por dentro dessa estratégia, neste artigo, o Tangerino – controle de ponto digital explica o conceito de onboarding digital, suas vantagens e dicas para colocá-lo em prática com sucesso.

Entenda o que é onboarding digital

A contratação de funcionários passou por muitas evoluções e modernizações ao longo dos anos, principalmente com a percepção da importância do capital humano para as empresas. 

Isso porque, mais do que mão de obra, os funcionários devem ser vistos como seres humanos, com expectativas e emoções que interferem diretamente nos resultados da empresa.

Nesse contexto, surgem os conceitos de onboarding e, mais recentemente, onboarding digital. Eles tratam de estratégias de integração de novos funcionários com o objetivo de que o tempo que ele leva para se adaptar à nova empresa seja reduzido. 

A ideia é que, mais do que uma ação de boas-vindas, o setor de RH, responsável por esse processo, se baseie em ações de comunicação e técnicas para que esse novo colaborador esteja adaptado às suas funções e comece a ser produtivo o mais rápido possível.

No caso do onboarding digital, o foco principal está no contexto das contratações à distância, especialmente neste momento de pandemia, em que muitas empresas seguem adotando o home office, sem o contato presencial.

Assim, por meio do uso da tecnologia, as empresas devem buscar a integração do novo funcionário, mesmo que ainda não seja possível realizar um contato presencial com toda a equipe.

A importância do onboarding digital

Quando uma empresa investe no onboarding digital, ela entende que, mais do que deixar que os novos e os antigos colaboradores interajam por si só, é preciso conduzir esse processo para promover um clima organizacional agradável e positivo para todos.

Além disso, se já é desafiador promover a interação dos colaboradores de maneira presencial, remotamente esse processo torna-se ainda mais necessário.

Questões como a comunicação, as dúvidas que são comuns surgirem nesses primeiros momentos, além da integração, por si só, com os colegas de equipe podem fazer com que o novo colaborador, que está atuando remotamente, sinta-se perdido.

Assim, a estratégia de onboarding digital busca favorecer não apenas a empresa, mas, especialmente, quem está chegando agora e precisa ser acolhido, sendo apresentadas todas as diretrizes necessárias.

Conheça as principais vantagens do onboarding digital

Já deu para perceber o quão importante é a estratégia de onboarding, certo? Mais do que uma apresentação da empresa, é como se a equipe estivesse “abraçando” o novo funcionário. E isso irá refletir em diversos aspectos de curto até longo prazo. Conheça alguns benefícios:

Integração real do novo colaborador

Como visto, não se trata apenas de dar boas-vindas e deixar que o novo integrante procure se aproximar. Como a ideia é criar uma conexão real, o processo se dá antes, durante e depois da chegada do funcionário.

Assim, é possível, inclusive, mensurar se as ações estão realmente funcionando na prática. 

Colaborador sente-se mais acolhido e motivado

Começar um novo emprego é, sem dúvidas, algo muito positivo, mas que gera também receios e medos, devido ao desconhecido. Ao iniciar essa nova jornada de forma remota, torna-se algo ainda mais desafiador.

Assim, quando um novo colaborador sente-se acolhido, com colegas que se mostram prontos a ajudá-lo e tirar suas dúvidas,  esse processo torna-se mais leve e a tendência é que ele sinta-se mais seguro e motivado para trabalhar e aprender sobre a nova empresa.

Redução dos índices de turnover

O índice de turnover ou rotatividade é calculado com base no número de novas contratações e saídas de funcionários. Se esse número estiver alto, significa que a empresa está com dificuldades na atração e retenção de talentos, algo que não é visto como positivo.

Um onboarding digital bem feito contribui para a estratégia de retenção de talentos da empresa, uma vez que a dificuldade de se adaptar e interagir com a equipe é uma das várias causas que provocam o desligamento de um funcionário da empresa, por conta própria ou demissão.

Veja estas 4 dicas para implementá-lo na empresa

Para alcançar os benefícios trazidos pelo onboarding digital é preciso colocar em prática algumas estratégias e ações que envolvem planejamento, acompanhamento e mensuração. Veja:

1. Organize e planeje todo o processo

O planejamento é crucial para que o onboarding digital dê resultados de sucesso. Para isso, é importante que o RH, junto à área na qual o funcionário atuará, pense em todos os detalhes.

Por exemplo, o funcionário precisará de equipamentos como um notebook? Quem fornecerá é a empresa? E programas, por exemplo, como de edição de imagens? É preciso que já esteja instalado. 

É necessário pensar em todos esses detalhes, antes do colaborador entrar na empresa, para que ele realmente sinta-se acolhido e veja que a empresa o espera de portas abertas. 

2. Avalie as ferramentas que podem ser utilizadas

Por se tratar de um processo inteiramente digital, contar com ferramentas e softwares nesse processo é algo básico.

Além de ferramentas como e-mail, de troca de mensagens instantâneas, videoconferências, disponibilização de armazenamento em nuvem e gestão de tarefas, há outras que são fundamentais para o onboarding digital.

É o caso, por exemplo, do controle de ponto, que pode ser aplicado a colaboradores que estão atuando em home office.

Por meio de um aplicativo, instalado no smartphone ou tablet, o funcionário consegue registrar seu ponto e as informações são enviadas, em tempo real, para o RH, permitindo um melhor controle de dados como banco de horas ou horas extras.

Além de ajudar a empresa na gestão da jornada de trabalho, por meio desse sistema, o funcionário consegue acompanhar também seus horários, tendo mais segurança e acesso à jornada.  

3. Documente todo o processo

Essa dica é importante para ajudar a empresa a criar um padrão de qualidade no processo de onboarding digital.

Definir as etapas e como elas serão aplicadas é uma forma da empresa estabelecer um processo já pronto, inclusive com o propósito de implantar melhorias e corrigir possíveis erros. 

É só mais uma prova de que essa estratégia deve fazer parte da cultura organizacional. 

4. Peça feedbacks ao novo colaborador e mensure os resultados

Esse é um momento importante no contexto do RH estratégico, que precisa trabalhar com dados para entender sua realidade.

Além de avaliar todas as etapas do onboarding digital, é necessário que a empresa encontre formas de mensurar o processo, entendendo se o mesmo está de fato contribuindo para a integração e aumento da produtividade do funcionário.

Para isso, pedir feedbacks ao colaborador, por meio de pesquisas de satisfação, por exemplo, ajuda a ter uma ideia real de como está sendo a percepção dele. 

Percebeu a importância de investir em estratégias, antes, durante e depois da contratação de um funcionário? Quanto mais a empresa entende esses processos e se dispõe a praticá-los, melhores serão seus resultados, especialmente com a retenção de talentos.